Обзор: в поисках идеальной СЭД

Представляем вашему вниманию исследование СЭД, которое фокусируется исключительно на технологических параметрах. За скобками мы оставили рыночные показатели поставщиков и функциональные возможности продуктов, потому что они уже достаточно хорошо освещены в других работах. Надеемся, исследование будет вам полезно!

За основу исследования были взяты данные из обзор подготовленного порталом TAdviser «Российский рынок СЭД/ECM-систем». В качестве ключевых критериев оценки СЭД выбраны следующие:

1. Архитектура
2. Инфраструктура
3. Использование
4. Развитие
5. Внешняя среда

Методика исследования

На основе анализа общих тенденций в архитектуре и разработке прикладных систем для корпоративного использования, а также опыта глобальных лидеров ECM, был сформирован портрет «идеальной СЭД» — какой могла бы быть система электронного документооборота, если бы она отвечала всем современным требованиям. Некоторые параметры идеальной СЭД взяты с запасом — ни одна из действующих систем еще не в состоянии им соответствовать. Таким образом, наша идеальная СЭД не только служит инструментом сравнения, но и задает вектор дальнейшего развития.

Идеальная СЭД — подвижная цель

Разумеется, идеальной СЭД в природе не существует. Да и не может существовать — потому что развитие технологий сегодня опережает цикл разработки прикладных решений, и любая реальная система а-приори отстает от идеала. Если посмотреть в ретроспективе на определение Enterprise Content Management от Gartner, то можно увидеть, что состав и доля конкретных технологий, включаемых аналитиками в джентльменский набор ECM-решений, постоянно менялся. Это будет продолжаться и дальше, и, скорее всего, с большей скоростью. То есть само определение идеальной СЭД, используемое как базис для сравнения, нужно регулярно пересматривать и актуализировать, не менее чем раз в год. В рамках этого обзора мы сформировали свое видение идеальной СЭД.

Пока вендоры СЭД будут придерживаться традиционной релизной политики и каскадной методологии разработки, этот разрыв будет только увеличиваться и может привести к исчезновению СЭД как класса — их функции могут быть «растащены» смежными системами. Например, облачные хранилища возьмут на себя роль репозитория документов, а функции коллективной работы и управления задачами будут реализованы на базе мессенджеров.

Сравнение с идеалом вместо рейтингования

В ходе исследования каждая из представленных систем сравнивалась на предмет близости к идеалу. По каждому пункту была разработана шкала оценки, учитывающая современные тренды и историческую перспективу.

Например, общепризнанно, что архитектура «клиент-сервер» на текущий момент считается устаревшей и не может обеспечить достаточной гибкости, масштабируемости и надежности. С другой стороны, на пике популярности сейчас находится микросервисная архитектура, позволяющая реализовать концепцию «непрерывного внедрения» и ускорить таким образом доставку новых функций бизнесу. Соответственно, между этими двумя полюсами выстраивается шкала оценок.

В порядке исключения по некоторым критериям, где затруднительно выявить идеальные параметры, проводилось прямое рейтингование. Например, по требованиям к ресурсам для обеспечения работы системы на 1000 пользователей. В этом случае шкала оценок привязывалась к занятым в рейтинге местам. Аналогичным образом выставлялись оценки по критериям «интеграция» и «эксплуатация».

Также в ходе исследования выявилась группа критериев, для которых по разным причинам не удалось построить шкалу оценки. В частности, масштабируемость, которая по факту определяется архитектурой, и это уже было учтено в оценке. Также был исключен из оценки критерий качества и полноты API и по критерию поддерживаемых протоколов. Эти пункты оставлены в анкетах в качестве справочной информации.

Критерии включение и исключения

На российском рынке представлено больше сотни систем, декларирующих свою принадлежность к классу СЭД (по данным портала Docflow.ru). Даже за вычетом устаревших систем, модулей известных СЭД, внесенных в каталог в качестве самостоятельных позиций и уникальных заказных разработок, все равно остается несколько десятков продуктов. По этой причине полное исследование рынка было бы весьма затратно и едва ли бы практически полезно.

Поэтому, чтобы сузить область исследования, прежде всего было принято решение исключить из рассмотрения западные ECM-системы. В итоге было решено провести исследование по следующей выборке:

1. DIRECTUM
2. DocsVision
3. EOS for SharePoint
4. TerraLink xDE
5. TESSA
6. Логика ECM
7. МСВСфера-Инфооборот
8. Первая Форма
9. ТЕЗИС

В дальнейшем из этого списка были исключены несколько систем:

• TerraLink xDE — как решение на основе импортного продукта Open Text.
• Логика ECM — потому что по факту это зонтичный бренд, под которым выступает шесть разных продуктов:
• МСВСфера-Инфооборот — по причине ориентации продукта преимущественно на сегмент защищенных систем, где действует другая логика принятия решений, основанная на документах ФСТЭК.
• Первая Форма – поскольку это не совсем СЭД, а «система управления класса workflow», как сообщается на сайте.

Дополнительно в исследование была включена система ДЕЛО как наиболее известный и массовый продукт класса СЭД. Таким образом, в финальный перечень вошло шесть систем. В ходе исследования использовалась информация, доступная из открытых источников.

➢ DIRECTUM
➢ DocsVision
➢ EOS for SharePoint
➢ ДЕЛО
➢ TESSA
➢ ТЕЗИС

Результаты исследования

Результаты исследования представлены в виде сводной таблицы с абсолютным суммарным значением баллов и в нормализованном виде — в процентах отклонения от идеальной СЭД. На основе этих данных могут быть проведены любые попарные сравнения представленных систем.

Для относительного сравнения систем в группе были посчитаны средние значения по пяти осям — архитектура, инфраструктура, использование, развитие и внешняя среда. В итоговой таблице выделены цветом значения, превосходящие среднее.

Сильные стороны и недостатки исследуемых СЭД

В исследовании рассматривались следующие системы (приводятся в алфавитном порядке):

• Directum, версия 5.4
• DocsVision, версия 5
• EOS for SharePoint, версия 4.3.1
• TESSA, версия 2.5
• ДЕЛО, версия 17.1
• ТЕЗИС, версия 4.2.2

По итогам исследования сформировалось три кластера систем. Первый кластер представлен одной СЭД ТЕЗИС, технологически отличающаяся от всех остальных, это единственная открытая система на стеке Java. Во второй кластер вошли близкие по технологическим подходам DocsVision, TESSA и EOS for SharePoint — их объединяет приверженность платформе Microsoft, в том числе самым современным. Третий кластер образуют ДЕЛО и Directum, имеющие под капотом довольно много унаследованных технических решений, что создает риск для дальнейшего развития этих продуктов.

Читать продолжение по ссылке http://www.globalcio.ru/workshops/2030